Korábban volt szó arról, mik egy Integrált vállalatirányítási rendszer fő jellemzői, most azt nézzük meg, hogy hogyan valósul meg a "rendszerré válás" az EasyOCM rendszerben.
Már több helyen volt szó arról, hogy egy vállalat működése során az üzletfeleivel való kapcsolattartás és üzletmenetének bonyolítása és dokumentálása az Üzleti levelezésen keresztül történik. Esetünkben az üzleti levelezés fogalmát célzottan sokkal tágabban értelmezzük mint a hétköznapi értelemben levelezés.
Az üzleti levelezés fogalmába beleértjük mindazon dokumentumokat, amelyek a partnereinkkel való tranzakciók bonyolítása során keletkeznek, de ezeken túlmenően a saját vállalatunk működtetése során keletkező dokumentomokat is.
Az előbbiek körébe sorolhatjuk például az ajánlatokat, megrendeléseket, szállítóleveleket stb., az utóbbiak körébe pedig a munkalapokat, projekt menedzsment dokumentumokat, raktári és pénzügyi dokumentumokat stb.
Mindez a felfogás furcsának tűnhet, de erre megvan a jó okunk, sőt inkább sok okunk van erre!
Teremtsünk rendet az iratrengetegben!
Az üzleti dokumentumok legfontosabb kritériumai a pontosság, korrektség, teljesség és a célratörő tömörség. Senki nem akar sok időt tölteni ezek létrehozásával, ugyanakkor, mivel nem babra megy a játék, ezeknek egyértemüen tartalmazni kell minden fontos információt, másrészt jó ha nem tartalmaznak semmilyen felesleges információt. Ezt az üzleti partnereink is szeretni fogják, mert számukra is időt és pénzt takarít meg, másrészt egyértelműen meghatározza az ügyleteink tartalmát.
Ezért nem eretnek gondolat az, a korábbiakban már részletezett elv, hogy az EasyOCM rendszerben (majdnem) minden dokumentum teljesen azonos formájú.
Mit nyerünk ezzel?
Azt a nem kis haszonnal járó lehetőséget, hogy a dokumentumaink egyetlen adatbázisba rendezhetők, és egyetlen felületen keresztül elérhetők lesznek.
Hogyan lesz ebből Rend és nem utolsó sorban Rendszer?
Az üzleti tranzakciók során a legtöbb estben többféle dokumentum típus keletkezik: pl. beékezik egy ajánlatkérés, amire ajánlat adással válaszolunk, majd ha elfogadják az ajánlatunkat és küldenek egy megrendelést akkor szállítólevelet majd számlát állítunk ki. Ez egy egyszerű folyamat volt mégis legalább négyféle dokumentum keletkezett a végrehajtása során. Most képzeljük el, hogy az ajánlatunkra a partnerünk nem megrendeléssel, hanem módosítás vagy árengedmény kéréssel válaszol. Vagy hogy nincs raktáron a kiajánlott eszköz, és be kell rendelnünk a gyártótól melőtt teljesteni tudjuk a megrendelést. Egy egy ilyen hosszabb procedúra során rengeteg különböző típusú dokumentum keletkezhet és ha nincs ami kapcsolatot teremthetne közöttük, akkor máris kész az áttekintehetetlen káosz!
Ezért az EasyOCM rendszerben mindegyik dokumentum automatikusan ugyanabba az adatbázisba kerül, és egy projekt azonosítóval összerendelhetjük őket.
És az azonos szerkezetnek köszönhetően, egyszerre kereshetjük őket, többféle dokumentumról együttes kimutatást készíthetünk, és nem utolsó sorban bármikor másodpercek alatt áttekinthetjük az egyes projektjeink pillanatnyi állapotát!
Ez hatalmas előny mind időbeli mind anyagi szempontból, de ennek részletezése majd egy külön bejegyzésben következik!
És a buktatók?
Mint mindent, természetesen ezt is el lehet rontani:
Például ha az említett dokumentumainkban egyazon termékre vagy szolgáltatásra nem ugyanazt a megnevezést vagy árukódot használjuk, akkor máris eltűnik az egyértelműség a két dokumentum között és felmerül a dilemma, hogy melyik az igazi.
Vagy ha az adott trazakcióhoz tartozó öszes dokumentumban nem ugyanazt a partner megnevezést használjuk, akkor úgyszintén kérdésessé válik a rendszer integritása!
A buktatók kikerülése
Az EasyOCM rendszer természetesen mindkét probléma kiküszöbölését hatékonyan támogatja többfajta eszközzel is:
Áru adatbázis
Ez a rendszer egyik alap adatbázisa és arra szolgál, hogy az összes termékünk és szolgáltatásunk adatait ebben rögzítsük. Az üzleti (levelezés) dokumentumaink tételsoraiba kerülő áruk és szolgáltatások mindig az áru adatbázisból való kiválasztással történnek, igy ugyanazon áru kiválasztáskor az áru semmilyen adatában nem lehet hiba vagy eltérés a készítendő dokumentumon.
Árlista
Tovább egyszerűsíthetjük a dokumentumaink kitöltését ha árlistákat készítünk, és egy partner vagy projekt esetében mindig ugyanabból az árlistából töltjük ki a dokumentumainkat. Tetszőlegesen sok árlistát készíthetünk, és bármelyik dokumentumon kiválaszthatjuk a megfelelő árlistát. Az árlistára az áruk az árutörzsből kerülnek fel, az EasyOCM rendszer az árlista készítést külön űrlpon támogatja, és ehhez kapcsolódik még az Árazás mint kiegészítő funkció. Ez utóbbi az eladási ár meghatározásához felkínálja az összes, a beárazni kívánt árura vonatkozó beszerzésünket, és ez alapján pontosan meghatározhatjuk az eladási árat az eladási margin segítségével.
Partner adatbázis
Az uniform üzleti dokumentumaink másik fontos kitöltendő része az üzleti partner adatai: Név, Cím, Adószám, Bankszámlaszám stb. Ezeket az adatokat az EasyOCM rendszer a Partner adatbázisban tárolja, és az összes dokumentumunk fejlécén a kitöltéskor innen másolódik be. Ez az árukhoz hasonlóan kizárja a téves adatok felvitelét.
Feljegyzések
Az üzleti dokumentumaink két lényegi elemét, a partner adatok és a termékek, szolgáltatások tételsorainak a felvitelés és beárazását a fentiek szerint a Partner adatbázis és az Árlisták segítségével gyorsan, hatékonyan, egyszerűen és egyértelműen megoldottuk.
Az EasyOCM rendszer lehetővé teszi, hogy a fentiek mellett a dokumentum kívánt helyein tetszőleges hosszúságú Feljegyzéseket készítsünk:
- a fejléc alatt közvetlenül,
- a tételsorok fölött,
- a tétesorok alatt,
- mindegyik tételsoron külön-külön,
- és aláírást a dokumentum alján.
A fentebb említett egyszerűségre és tömörségre vonatkozó hitünk szerint ezek a feljegyzések csupán néhány sorosak, és csak kiegészítő információként szolgálnak a tételsorokon szereplő tényleges üzleti tartalomhoz. De pont ettől lesznek az üzleti dokumentumaink pontosak és tömörek, és éppen ez a cél!
Ezen elvek betartásával elérjük a fentebb már említett nagyon fontos célokat:
- az összes így készített dokumentumunk egyetlen helyen megtalálható lesz,
- könnyen összerendelhetők egymással az összetartozó dokumentumok,
- bármikor könnyen elérhetők lesznek típustól függetlenül ugyanazon a helyen,
- tetszőleges kimutatásokat, összegzéseket, riportokat készíthetünk egy helyen az összes típusú dokumentumunkból!
Vagyis az EasyOCM renderben ezzel Rendet és Rendszert teremtettünk az összes dokumentumunk között!