Nem mindegy, milyen ERP rendszert veszünk? Nagyon nem mindegy. A projekt- és szolgáltatócégek működése drasztikusan eltér a gyártóktól és a kereskedőktől.
Jó vagy nem jó általános vállalatirányítási rendszert beszerezni egy projektalapú szolgáltatócégnek? Van olyan ügyviteli folyamat, amihez speciális tudású szoftverre van szükség? Megéri iparágspecifikus rendszert bevezetni? Esetleg előbb vegyünk egy általános ERP-t, aztán majd ha abba belejövünk, váltsunk egy kifejezetten szolgáltatókra kihegyezett rendszerre?
Jellemzően ezeket a kérdéseket kapjuk, most ezekre összesítve szeretnénk válaszolni.
A probléma gyökere
Röviden összefoglalva a megfelelő ERP kiválasztása nem űrtechnológia, inkább józan átgondolást igényel. Az ERP piac kínálata pedig enyhén fogalmazva is sokszínű, mindent mindenre ajánlanak.
A helyzetet tudnám hasonlítani a szabadidő autók, más megfogalmazásban városi terepjárók helyzetéhez. Kinézetre ezek a járművek valóban masszívak, testesek, padlólemezük magas - hasonlítanak a terepjárókhoz. A valóságban azonban a somogybabodi off-road pályán azonnal súlyos károsodást szenvednének, de még egy hazai parkerdőben se javasolt használni.
Vegyük észre a probléma lényegét. Nem a SUVok ellen szólunk, megvan a helyük és előnyös oldaluk, de az nem az off-road képességük. Nem arra tervezték, nem optimálisak és nem hatékonyak ilyen feladatra.
Off-roadra terepjárót, szolgáltatócégnek iparág specifikus ERP-t!
A megfelelő ERP kiválasztása hasonló az autós példához: ismernünk kell pontosan a szolgáltatócégünk vagy projektalapú vállalatunk sajátos igényeit és pontosan ezeket az igényeket kezelő vállalatirányítási szoftvert célszerű választanunk. Nézzük meg tehát a speciális, a kereskedőktől és gyártóktól eltérő ügyviteli igényeket.
A szolgáltatócégek sajátos igényei
A szolgáltató- és a projektcégekre jellemző módon nem csak fizikai árucikkek, de különféle szolgáltatások és munkadíjak együttese alkotja az elszámolás alapját.
A fizikai árucikkek értékesítése utáni nyereség számítása megegyezik a kereskedőkkel, ám a nyereség kiszámítása sokkal összetettebb az elvégzett projektek szintjén, valamint a szolgáltatások, helyszíni kiszállások, mérnöki és szerelői munkadíjak árrésének számítása is plusz teendőként jelentkezik.
Már ebből is látható az a lényegesen több nyilvántartandó adat- és információhalmaz egy klasszikus kereskedelmi tevékenységhez képest. De mit jelent ez a vállalatirányítási szoftverekre vetítve?
Öt pontba szedve ezek az elvárások:
- egységes adatszerkezet
- ellentmondásoktól mentes adatok
- projektkezelés feladatlebontással
- speciális formátumú bizonylatok kezelése
- nyereségkimutatás szolgáltatásokra és projektekre bontva
1. Egységes adatszerkezet
Olyan ERP kell, amiben minden részlegünk által használt funkciója egy egységes rendszert ad ki. Egy adatot egyetlen helyen rögzítünk, mégis az egész rendszerben elérhető. A működése és a kezelőfelülete azonos alapelvek mentén épül fel. Szaknyelven ezt hívjuk integrált rendszernek.
Nem hatékony, ha az egyes üzleti folyamatokra különböző szoftvereket használunk. Ezzel szigetrendszerek alakulnak és egy adatunk többszörösen kerül eltárolásra, ezért jó eséllyel ellentmondások alakulnak ki.
Az integrált ERP rendszer előnye továbbá az egységes kezelőfelület és a funkciók logikáját csak egyszer kell elsajátítani, mivel az a rendszer egészére érvényes lesz. Ez nagymértékben csökkenti a tanulási és a használat közben az adminisztrációs időt.
2. konzisztens adatok
Az egységes rendszer és adatszerkezet következménye a belső ellentmondásoktól mentes, következetes adatok.
Ha szigetrendszereket használnánk, egy projektről az egyik szoftverben ilyen, a másikban olyan adatok állnának rendelkezésre. Belátható, hogy már középtávon sem tartható az ügymenet ellentmondásos adatokkal. Márpedig a szolgáltatócégeknél ez egy gyakori probléma.
3. Teljes projektkezelés és elszámolás készítés
Ez önmagáért beszél; ilyen funkcióra egy kereskedőnek vagy termelőcégnek nincs szüksége, ezért az általános ERP rendszerekben ilyen funkciót sem találunk.
Tipikus jelenség a szolgáltatócégeknél, hogy a projektekben rengeteg munkaidőt égetnek el, de az elszámolások közel sem tükrözik a valós adatokat. Egy munkalapot nem rögzítettek, egy vidéki kiszállásnál a kockás füzetben nem került felírásra a 4 kiszálló munkaideje. Egy harmadik munkafázist véletlenül egy Word fájlba írtunk fel, de hol van az már? És ennél még hajmeresztőbb eseteket is láttunk már: történetesen a megrendelőktől beérkező feladatok és ajánlatkérések vesztek el.
Nem lennék annak a vezetőnek a helyében, aki ilyen körülmények közt pontos elszámolást és számlázást vár el.
Következmények:
- az adatokat sok helyről, temérdek feljegyzésből kell összegeznünk. Extra munkaidőt kell bevetnünk a már elvégzett munkáink ellenértékének jogos megszerzéséhez. Másrészt időben is késedelmet okoz, felüti a fejét a későn számlázás.
- másrészt kapkodunk, előbb-után tévesztünk és pontatlan számlaadatok keletkeznek, ami miatt reklamálni fognak az ügyfelek. Ez nyilvánvalóan kellemetlen, ráadásul ismét későn jutunk bevételhez.
Egész egyszerűen nem ússzuk meg egy, a teljes munkafolyamatot és projekteket kezelő rendszer nélkül. Egy olyanra lesz szükségünk, amiben az ajánlatkéréstől kezdve a projekt megtervezésén, előkészítésén át a kivitelezésig, majd a precíz elszámolás, számlázás és dokumentálás is végigvihető.
A projekt gyakorlati kivitelezését pedig képesek kell legyünk elemi munkavégzésekre bontatni, ezeket rendszerezetten kiosztanunk és nyomon követnünk. A területi kiszállásokat, a ráfordított munkaórákat, szolgáltatásokat, gépjármű költségeket részletes munkalapokon kell tudnunk nyilvántartani.
4. Rugalmas bizonylatkezelés
Ez szintén a szolgáltatócégekre jellemző kihívás: minden megrendelő más és más, egyedi számlaképeket igényelnek. A projektek során sok esetben jegyzőkönyvet kérnek, gyakori a számlát helyettesítő bizonylatok is. A számlákon és szállítóleveleken a tételek közt a projekthez kapcsolódó speciális adatok és információk is meg kell jelenjenek.
Eleve munkalapok képezik az elszámolás alapját. A szolgáltatócégek a projektek mellett havi eseti ügyleteket is lebonyolítanak, amik egyenként apróbb munkálatok, de a számosságuk miatt tetemes erőforrást igényelnek. Ezeket sok esetben képesnek kell lennünk gyűjtőbe rendezni és havi vagy negyedéves elszámolásban összevontan kezelni.
Könnyen belátható, hogy egy klasszikus számlázóban erre nincs lehetőség, viszont egy szolgáltatócégekre tervezett ERP fel van készítve pont ezekre az esetekre is.
5. Szolgáltatás és projektszintű nyereségkimutatások
A fizikai árucikkek nyereségének számítása alapvető elvárás egy ERP rendszerben, de a szolgáltatók képesek kell lenniük ezt projektek szintjén, illetve a szolgáltatásonként is megtenni. Így folyamatosan monitorozni tudják a cég hatékonyságát.
Ez egy tipikusan összetett és nehéz feladat, ami rendszerint az ügyviteli szoftverekbe nincs beépítve.
Iparágnak megfelelő ERP = siker
Röviden az első 4 pont biztosítja a gyors és pontos számlázást. Annyi esetet láttunk, amikor a cég nagy szakmai felkészültséggel, profin végzi a munkáját, de képtelen annak ellenértékét
- időben és
- pontosan realizálni.
A tét tehát óriási, ugyanis a bevétel és a nyereség, végső soron a piacképességünk múlik rajta.
Az 5. pont pedig pontosan ennek a nyereségnek a folyamatos ellenőrzését teszi lehetővé. A transzparens adatok aranyat érnek, mert üzletileg kritikus információt adnak a döntéshozó vezetők kezébe. Ha bármely projektnél vagy szolgáltatásnál hatékonyságromlást tapasztalunk, képesek vagyunk azonnal változtatni és a mutatóinkat a helyes irányba állítani.
Szolgáltató- és projektalapú cégnek minden esetben azt javasoljuk, hogy az iparágára tervezett ERP rendszert használjon.
Azonnali hatások az üzletmenetre
Hadd hozzunk egy valós példát, egyik IT partnercégünknél 2018-ban jelentős problémával néztek farkasszemet. Az ügyfelektől érkező feladatok kb. 20%-a sosem került rögzítésre, csak szóbeli elmondások alapján lehetett így-úgy rekonstruálni az elszámolásokat. Az is kiderült, hogy a nem rögzített feladatok olykor elsikkadtak és a megrendelő más szolgáltatónak adta át ezeket. A rögzített feladatok elvégzésre kerültek ugyan és a fizikai árucikkek is tételesen számlázásra kerültek, de a ráfordított emberi erőforrások messze meghaladták az elszámolható tételeket.
2018/19 telén bevezetésre került az Online Cégmenedzser. Az utólagos feltárás során 2018-ban százmilliós nagyságrendű bevételkiesés történt, pontos számokat éppen az ellentmondásos adatok miatt nem volt lehetséges megállapítani.
Az viszont tényszerűen kimutatható, hogy állandó ügyfélkör mellett 2019-ben 40%-kal több elszámolható munkalap került feldolgozásra, összegszerűen ez 49% több bevételt realizáltak, ami 9 számjegyű összegnövekedést jelent az azt megelőző évhez képest.
Márpedig az ügyfélkör náluk állandó és rendszeresek a típusfeladatok, amik egyszerű ökölszabályok mentén hasonló nagyságrendű összeget jelentenek. Az emberi erőforrásokra sem költöttek többet, a foglalkoztatottak száma is változatlan volt.
Az Online cégmenedzser precíz adatokat, elszámolást tesz lehetővé, a számlázás pontos és gyors lesz, végső soron felgyorsítja a cash-flowt.